DXで業務効率化を促進しよう！成功事例やおすすめツールも紹介

「DXで業務効率化を実現できる？」

「DXによる業務効率化の成功事例が知りたい」

「DXの進め方がわからない」

この記事では、こんな疑問や悩みにお答えしていきます。

近年、「DX」という言葉が広く使われるようになりました。デジタル庁は取り組みの一つにDX推進力の強化を挙げていますし、企業の発展にはDX化が必要とも言われています。一方でDXの活用イメージが持てない人や、DXの進め方がわからない人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、DXを活用して業務効率化を成功させた事例をいくつかご紹介します。おすすめのDXツールやDXの進め方も解説するので、企業のDX化に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

DXとは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、企業がデータやデジタル技術を活用し、ビジネスモデルや業務、企業風土などを変革することです。日本にDXという言葉が広まったのは、2018年に発表された「DX推進ガイドライン」がきっかけ。その後、多くの企業がデジタル技術やIT技術を導入するようになりました。

経済産業省によると、DXの推進は企業価値の向上につながっており、DXを推進している企業とそうでない企業の差は広がっているとのこと。実際にDXで成果を上げている企業は株価も上昇しているため、市場でも評価されていることがわかります。

参考：デジタルガバナンス・コード3.0｜経済産業省

DX化とIT化の違い

IT化の目的は、デジタル技術を用いて特定の業務を効率化、あるいは自動化すること。たとえば以下はIT化の一例です。

• これまで手作業で行っていた会計処理を、会計ソフトで自動化する

• 手動で管理していた顧客データを、顧客管理システムで一元管理する

• 紙ベースで行っていた年末調整を、年末調整システムで電子化する

それに対してDX化は、ビジネスモデルや業務、風土の変革を目的としています。単なる業務のデジタル化ではなく、変革を通じて競争上の優位点を確立するのが大きなポイント。そのためにIT技術を活用することもありますが、業務効率化がゴールではありません。つまりDX化とIT化は、その目的が大きく異なるのです。

DXによる業務効率化を進める３つのメリット

上述のとおり、DX推進の目的は業務効率化ではありません。とはいえDXを進めることでさまざまな業務の効率化につながりますし、そこから新たな価値も生まれます。

ここでは、DXによる業務効率化を進めることで得られるメリットを3つご紹介します。

１）業務負担・コストを軽減できる

DXツールを活用すれば、これまで人の手で行っていた単純作業を自動化できます。その結果、従業員の業務負担を減らせる点が大きなメリット。業務負担が減ることで残業代等の人件費も削減できますし、ペーパーレス化が進めば印刷費や郵送費等の削減も期待できます。

また作業を自動化することで、以下の変化も生まれるでしょう。

• 従業員がコア業務に注力できるため、生産性の向上につながる

• ヒューマンエラーが減る

• 人手不足が解消される

単なる負担軽減やコストカットにとどまらず、このような業務の変革につながる点もDXの特徴です。

２）データドリブンな意思決定が進む

データドリブンとは、さまざまなデータの分析結果に基づくアプローチのこと。つまりこれまでの経験や感覚に頼るのではなく、データが示す事実を基にした考え方を指します。顧客ニーズを正しく理解し、その変化に合わせた施策を取るためには、データドリブンな意思決定が重要です。

企業のDX化が進めば、データの収集や分析も進みます。そのためデータドリブンな意思決定ができるようになり、結果として以下の成果も得られます。

• 人によって判断のブレがなくなる

• 施策に対する効果が測定しやすくなる

• 市場が変化しても柔軟に対応できる

DX化を進めることで、データ収集だけでなく、分析後の活用にまでつなげられます。

３）働き方の多様化につながる

オンライン会議ツールやチャットツール、各種クラウドサービスを活用したDX化が進むと、時間や場所に捉われない働き方ができるようになります。テレワークやハイブリッドワークの導入がしやすくなるため、働き方の多様化が進みます。

さらに働き方が多様化した結果、従業員の満足度が向上し、優秀な人材も集まりやすくなるでしょう。そのため従業員はもちろん、企業にとっても大きなメリットといえます。

【目的別】業務効率化に役立つDXツール

DXで業務効率化を進める際は、ツールの導入が必要です。ただしDXツールにはさまざまな種類があるため、以下のポイントを踏まえて選びましょう。

• DXツールの導入目的に沿っているか

• 従業員にとって使いやすいか

• コストが予算内に収まるか

なかでも重要なのが、導入目的に沿っていること。企業によって抱えている課題は異なるため、それによって適するツールも変わってくるのです。

ここでは、目的別に代表的なDXツールをご紹介します。

【ペーパーレス化】クラウド私書箱・AI-OCR

• Mailmate（メールメイト）

• スマートOCR

• DX Suite　など

近年では、ペーパーレス化を進める企業が増えています。ペーパーレス化によって書類を保管する手間や場所が不要になる、リモートワークがしやすくなる、必要な書類を探しやすくなる等のメリットがあり、業務効率化につながります。

特に郵便物管理におすすめなのが、Mailmateなどのクラウド私書箱。紙の郵便物をデータ化して届けてくれるため、郵便物の検索や共有、保管がしやすくなります。

またAI-OCRを使えば、紙の書類をテキストデータに変換可能。AIを活用したOCRなので、文字の読み取り精度が高いのが特徴です。RPAツールとの連携にも向いています。

【定型業務の自動化】RPAツール

• WinActor（ウィンアクター）

• Robo-Pat DX

• UiPath（ユーアイパス）など

定型業務を自動化して手作業を減らしたい人には、RPAツールがおすすめです。RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、人の代わりにソフトウェアロボットが作業を行うというもの。繰り返しの作業に向いており、データの入力や連携、帳票作成などの業務でよく使われます。

RPAツールを導入することで、ヒューマンエラーの軽減や人件費の削減といったメリットが得られます。

【チーム内の連携強化】コミュニケーションツール

• Slack（チャットツール）

• Chatwork（チャットツール）

• Zoom（Web会議ツール）

• Asana（プロジェクト管理ツール）

• Backlog（プロジェクト管理ツール）　など

情報共有を円滑化してチーム内の連携を強化するには、コミュニケーションツールが必要です。ツールの種類によって強みが異なり、チャットツールはリアルタイムな情報共有ができる点や、気軽にコミュニケーションをとれる点が特徴。Web会議ツールではオンライン上で会議が可能になり、働き方の多様化につながります。

そしてプロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクトの進捗状況を可視化することで、効率的なマネジメントができるようになります。

【データ分析】BIツール

• Tableau（タブロー）

• Looker（ルッカ―）

• Microsoft Power BI　など

BIとは「Business Intelligence」の略で、企業に蓄積されたデータを可視化して意思決定に役立てる手法を指します。BIツールを使ってデータ分析を進めれば、経営状況の把握や市場トレンドの理解ができますし、データを活用し、データドリブンな意思決定につなげることも可能です。

またBIツールだけでなく、AIチャットツール、たとえばChatGPTやGeminiを使ったデータ分析もできるでしょう。ただしAIチャットツールでデータを分析する際は、機密情報の扱い方や情報の正確性に注意してくださいね。

【マーケティング強化】CRM・チャットボット

• Salesforce

• Hubspot CRM

• Chat Plus

• ChatGPT API　など

CRMとは顧客関係管理システムのことで、顧客情報の管理や顧客とのコミュニケーションを効率化し、顧客満足度を高めるためのものです。また顧客ニーズに合わせた提案や、効果的なアプローチができるようになります。

そしてチャットボットも、顧客満足度の向上につながるツールです。自動でスムーズな問い合わせ対応ができるうえ、他言語対応も可能。シナリオ型とAI型の2種類があり、定型対応を求めるならシナリオ型、柔軟な対応を求めるならAI型がおすすめです。

DXの成功による業務改善事例

DXを活用すれば業務効率化を図ることができるとはいえ、なかには「どんな効果があるのかわからない」「DX導入のイメージがつかない」という人もいるでしょう。

そのためここでは、経済産業省の「DXセレクション2025」に選定された企業のなかから、DXによる業務効率化の成功事例を3つご紹介します。ぜひ具体的なDX事例を通じて導入イメージをつかみ、自社のDX化を進めてください。

参考：中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025｜経済産業省

１）株式会社後藤組｜労働環境を改善し「働きやすい職場」を確立

• 取り組み例：全員DXの推進、ペーパーレス化の促進、従業員のIT教育

• 主な成果：5年間で残業時間を21.1%削減、社員の3年後定着率を20%向上

株式会社後藤組では、ノーコードツールを使って全員がアプリを作成する「全員DX」に取り組みました。アプリで効率化できた業務は多く、5年間で21.1%もの残業時間削減を達成。さらに年間休日の増加、企業としての生産性向上にもつながっています。

全員DXを推進するために行ったのが、社内ワークショップで知識の共有を図ること、奨励金や資格手当等で従業員の学習モチベーションを維持すること、部署をまたいだプレゼン大会を行うこと。全社的な取り組みで成果を上げています。

参考：令和６年度ベストプラクティス企業 株式会社後藤組の取組について｜厚生労働省

２）株式会社近藤商会｜マーケティング手法の切り替えで売上アップ

• 取り組み例：テレワークの推進、ペーパーレス化の促進、Webマーケティングの活用

• 主な成果：8年間で売上を70%増加、4カ月で新規顧客獲得件数を20%増加

以前の株式会社近藤商会は、基本的に訪問型の営業をしていました。これを時代に合わせたインサイド型の営業スタイルへと切り替えるため、DXを推進。デジタルツールを効果的に導入しながら、テレワークやペーパーレス化、Webマーケティングを進めたのです。

その結果、8年間で70%もの売上アップを達成したとともに、新規顧客獲得件数や道外販売比率など、さまざまな数字が向上しました。その一方で受注要員や配送要員の削減や残業時間の縮小など、働き方改革も進んでいます。

３）株式会社メコム｜社内外のDX推進によって地域経済に貢献

• 取り組み例：CRM・SFAの活用、MECOM DX Centerの活用、従業員研修の実施

• 主な成果：DX Centerの来場社数を1年間で約100社増加

株式会社メコムでは、DXパートナーとして地域企業のDX化をサポートしています。MECOM DX Centerでは、DXの体験機会の提供やDX事例の共有を行っており、来場社数は年々増加。顧客へのDX支援を通じて、地域経済に貢献しています。

またCRMやSFA（営業支援システム）を使って、顧客データに基づいた効果的なアプローチを行うための社内DXも進めています。DX人材を育成を目指し、全従業員対象のDX研修や外部研修、eラーニング等も実施中です。

DX化を進めるための５ステップ

企業のDX化を進めるポイントは、以下の3点です。

• 中長期的な視点を持つ

• スモールステップから始める

• 全社的に取り組む

DX推進の最終目的は、ビジネスモデルを変革すること。そのため計画を立てる際は、長い目で見ることが大切です。とはいえ効果が出るまであまりに時間がかかってしまうと、モチベーションを保てないうえに効果測定もできません。そのため短期的な目標をいくつか立て、小さな成功体験を積んでいくとよいでしょう。

そしてDX化は一部署の課題ではなく、全社的な課題です。だからこそリーダーを中心とした、全社的な取り組みが求められます。

ここではこれらのポイントを踏まえて、DXの進め方を解説していきます。

１）ビジョンを明確化する

まずは中長期的な視点に立ち、DX推進におけるビジョンを明確化する必要があります。DXを進めることでどんな企業を目指すのか、5年後や10年後の経営ビジョンを描いてみてください。

現在の危機感や自社の強みを全社で共有することで、経営者・従業員いずれも納得するビジョンが作成できるでしょう。

２）社内の現状を把握する

ビジョンを明確化したら、社内の現状を把握します。そのためには「業務の棚卸し」、つまり業務プロセスの可視化や業務内容の整理・分析を行ってください。業務フロー図などを作成するのもよいですね。

現状を整理できたら、「アナログ作業が多くてエラーにつながっている」「データの活用ができていない」などの隠れた課題が見えてくるはずです。　そのうえで課題に優先順位をつけ、どういう順で取り組むか検討しましょう。

３）計画を策定する

次に、現状とビジョンの乖離を埋めるための計画を策定します。その際はステップ１で明確化したビジョンに対して、現状で足りない点を逆算して考えることが大切。たとえば「アナログ作業が大変だからデジタル化する」ではなく、「ビジョン達成のためには〇〇面でのデジタル化が必要」という考え方で計画を策定します。

また計画を社内で共有するには、ロードマップが有効です。取り組む時期と内容を明確化できるため、従業員による認識のズレや計画のブレが防げます。

４）DXツールを導入する

計画が策定できたら、いよいよDXツールの導入に進みます。この時の注意点は、小規模なプロジェクトから始めること。その理由は以下のとおりです。

• 初期投資を抑えることでリスクを最小限にとどめる

• 大きな変革を避けて従業員の抵抗感を和らげる

• 小さな成功体験を積んでモチベーションにつなげる

最初は一部署、あるいは特定の業務から変革を始め、徐々に全社規模の取り組みへと進めていきましょう。

５）効果を検証して次につなぐ

DXを推進するには、PDCAサイクルが効果的です。これはPlan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）のことで、これまでも企業が生産性を向上するためのフレームワークとして活用されてきました。

ただしDXにおいては、従来のPDCAサイクルではスピード感が足りず、効果を感じにくいかもしれません。そのためDXにPDCAサイクルを取り入れる場合は、小規模な計画と実行、スピーディーな評価、改善が必要。これを何度も繰り返し、PDCAサイクルを継続してください。

そうしてDXの導入範囲を広げていくなかで、多くのデータの収集・分析が進み、新たな価値の創出につながっていくはずです。

引用：中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025｜経済産業省

DXを進める際の注意点

企業が成長するうえで、DXは非常に重要な役割を担っています。ただしDXにはメリットだけでなく注意点も存在するので、あらかじめ知っておきましょう。

ここでは、主な注意点を3つご紹介します。

コストと時間がかかる

DXのスタート時には、新しいツールの導入や環境整備に初期費用がかかります。ツールの利用料金や保守費用などの運用コストもかかりますし、DX人材を育てるには育成費や研修費も必要です。DXを推進するには、ある程度コストがかかることを見越しておかなければなりません。

さらにコストだけでなく、時間がかかる点にも注意してください。DXツールを導入する際は、企業に合ったツールの選定や運用方法の検討、従業員への説明などに時間がかかってしまいます。また効果が出るまで数ヵ月はかかるため、焦らずに続ける必要があります。

DX人材の育成が大変

DXを効果的に進めるには、DX人材の存在が欠かせません。DX人材に求められるのは、以下の資質です。

• デジタル技術に精通している

• 経営への理解がある

• リーダーシップをとりながらプロジェクトを進められる

職種でいうと、エンジニアやデータサイエンティスト、ビジネスデザイナーなどが該当します。ただしDX人材は不足傾向にあるため、社内でこうした人材を確保するのは難しいかもしれません。かといって新たにDX人材を育成するには、コストも時間もかかってしまいます。

そのため必要に応じて、外部リソースの活用も視野に入れるとよいでしょう。実際にDXを進めていった企業の多くが、ITベンダーやコーディネーター等を活用しています。

セキュリティ対策が必要

アナログからデジタルへ移行すると、どうしてもサイバー攻撃や不正アクセスなど、情報漏洩につながるリスクが高くなります。一度でも情報漏洩が起これば企業の信頼性に傷がつきますし、取引先の信用も失ってしまうでしょう。そうしたトラブルを防ぐためにも、しっかりとしたセキュリティ対策をとる必要があります。

セキュリティ対策としては、たとえば以下が考えられます。

• 多要素認証

• データの暗号化

• アクセス権限の管理

• 従業員に対するセキュリティ教育　など

近年は「ゼロトラスト」、つまり「どんな通信環境も信頼できない」という考え方が広まっています。そのため社内外関わらず、どんな場面でもセキュリティ対策を講じることが大切です。

DX　業務効率化　事例に関するQ&A

最後にDXによる業務効率化、ならびにその事例に関してよくある質問にお答えしていきます。

Q１）DXの効果はどのくらいで出る？

単なるIT化と比べて、DXは効果を実感できるまでに時間がかかります。DXの取り組みを始めてから実際にビジネスモデルの変革を感じられるまで、数年かかることも珍しくありません。

とはいえDXツールの導入から数週間〜数ヵ月ほど経てば、業務効率化など一定の効果は感じられるでしょう。モチベーションを保つためにも、長期的なビジョンに加えて短期目標も立てておき、少しずつ成功体験を積み重ねていくとよいですね。

Q２）全社的にDXを進めるにはどうしたらいい？

DXは企業としての経営戦略なので、全社的に進める必要があります。そのためのポイントとしては、次の3点が挙げられます。

• 社内でDXビジョンを共有する

• 部署間の枠を超えた取り組みを行う

• リーダーが全体を俯瞰しながらプロジェクトを進める

まずは従業員全体で同じビジョンを共有することが大切です。そのうえで部署間の枠を超えた取り組みを行うことで、一つの企業として成長できるでしょう。

そしてDX推進において、リーダーの存在はとても重要です。経営層と現場の橋渡しをしながら、中心に立ってDXを進めなければなりません。それゆえITスキルはもちろん、コミュニケーションやリーダーシップも求められます。

Q３）DX化が失敗する主な原因は何？

DXに取り組んでいる企業のなかには、失敗事例も少なくありません。失敗の主な原因には、たとえば以下があります。

• DX化の目的が曖昧だった

• 効果測定をしていなかった

• DX人材が不足していた

• 経営層と現場、あるいは部署間に温度差があった

DX化の目的が曖昧なまま始めると、途中で方向性がわからなくなってしまいます。ITツールを導入して満足する、あるいは効果測定をせずに終わることもあるでしょう。

また社内にDX人材がいなければ、そして全社的に取り組むことができなければ、プロジェクトは思うように進みません。必要に応じて人材育成をすることや、外部機関の力を借りることも大切です。

DXを活用した業務効率化を進めてビジネスモデルを変革しよう

本記事ではDX推進による業務効率化の事例を参考に、DXの進め方や注意点、おすすめツールなども解説しました。DXはビジネスモデルを変革し、企業の成長や新たな価値創出につなげるための取り組みです。効果が出るには時間がかかることを念頭に置き、企業に合った形でDXを進めましょう。

そしてDXを進めるにあたって、ツールの導入は不可欠です。目的に応じて適するツールは変わりますが、ペーパーレス化に取り組みたい企業にはメールメイトがおすすめ。AI-OCRを活用して書類をデータ化したり、紙の郵便物をデータ化して受け取ったりと、企業のペーパーレス化を強く後押しします。

気になる方は、ぜひ一度試してみてくださいね。